Gestión de costos: Guía inicial para empresas y negocios

La gestión eficiente de costos es un factor crítico para determinar la viabilidad de las operaciones de una empresa. A partir de allí, se logran desarrollar mejores procesos productivos y mayores niveles de competitividad. Conocer las herramientas más utilizadas sobre costeo abre interesantes oportunidades de crecimiento profesional.

Sigue leyendo y aprenderás sobre gestión de costos para tu empresa o negocio.

Los efectos de la crisis sanitaria, sumados a las consecuencias que está produciendo la invasión rusa a Ucrania en la economía mundial y los procesos productivos, ha puesto el foco en la gestión de costos. Sin duda un área crítica en las organizaciones, cuya importancia ha crecido en un mundo dinámico, inmerso en profundos cambios e impredecible.

A partir de un contexto de inestabilidad que probablemente se prolongue en el tiempo, como consecuencia del nuevo orden mundial en ciernes, analizamos diversos aspectos de la gestión de costos, haciendo especial foco en aquellas herramientas que pueden facilitar la tarea.

¿Qué es la gestión de costos?  

El control de gastos es un proceso que permite identificar los gastos asociados a los distintos procesos necesarios dentro de una empresa. Siendo su objetivo diseñar estrategias relacionadas con flujos de dinero e inversión en todos los niveles, que permitan hacer un uso consciente y orientado a obtener un margen de ganancias acorde con su modelo y objetivos de negocio.

Por su parte, Horacio Stering, docente del Seminario de posgrado Costos para la Gestión, que imparte el Centro de e-Learning de la UTN.BA, considera que una adecuada gestión de costos, con captación de información confiable y oportuna, un análisis pormenorizado y una toma de decisiones apropiada, favorece a que se creen las condiciones para obtener resultados positivos. 

La gestión de costos favorece a que se creen las condiciones para obtener resultados positivos.

Horacio Stering

No obstante, el experto aclara que ninguna gestión administrativa puede garantizar una buena rentabilidad dado que ésta depende no sólo del adecuado seguimiento del comportamiento de los costos sino de una multitud de otras causas. 

“Si bien los análisis minuciosos no garantizan que las decisiones sean las acertadas, aumentan la probabilidad de que esas decisiones tengan una racionalidad apropiada y ajustada a las condiciones contextuales e internas planteadas”, sostiene Stering, agregando que por otro lado, la falta de análisis pormenorizado hace que la organización navegue sin GPS en mares turbulentos.

“Aumenta la necesidad de un adecuado y oportuno seguimiento de los costos (industriales, comerciales, logísticos, administrativos, financieros), cuando los márgenes se comprimen, cuando los precios de venta presionan hacia abajo y los costos hacia arriba. De lo contrario, hay una tendencia a descuidar el análisis profundo de los costos dado que el ‘colchón’ creado por la diferencia entre los precios de venta y los costos son suficientes como para esconder esos descuidos”, precisa el profesor de la UTN.BA.

Vale destacar que la contabilidad de costos forma parte del esquema general de la contabilidad de una organización. Su objetivo es captar la información referida a los sacrificios económicos dirigidos a elaborar un producto o prestar un servicio, analizarla y sistematizarla para la toma de decisiones. 

Dada la criticidad de esta información para el negocio, es necesario adquirir conocimientos y herramientas para realizar análisis de costos más efectivos con adecuada interpretación de los mismos para generar ventajas competitivas.

¿Cuándo comenzó la gestión de costos?

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII, cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del Reino Unido y se daban pautas sobre su posible ejecución y control. 

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo. Esto se realiza sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa. 

Los presupuestos sirven como medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad de la empresa y de la gerencia. 

El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.

¿Qué tipos de costos tiene una organización?

Los costos de una organización están divididos en las siguientes categorías:

• Gastos fijos: no varían según los volúmenes de producción y son necesarios para el funcionamiento básico de la empresa (alquileres, seguros, gastos de administración, etc).
• Gastos variables: si el nivel de actividad aumenta, se incrementan, y si disminuye, decrecen (materiales, mano de obra, etc).
• Gastos semifijos: varían según los volúmenes de producción, solo para distintos tramos de actividad (servicios públicos o impuestos).

• Gastos semivariables (mixtos): se puede identificar una porción fija hasta determinado nivel de producción y una variable en su costo (envíos, servicios públicos o impuestos, etc).
• Gastos directos: se identifican en la fabricación de un producto terminado y son proporcionales a la misma (materias primas, materiales, mano de obra).
• Gastos indirectos: no se identifican o no se pueden asignar al producto terminado (energía eléctrica, alquileres).

¿Cuáles son las competencias requeridas para la gestión de costos?

Entre los conocimientos que deben reunir quienes toman decisiones relacionadas con costos, se encuentran los siguientes: 

• Comprensión y viabilización de la captación de datos, para convertirlos en información con un método de costeo
• Capacidad de relacionar información de áreas diferentes
• Criterio para evitar tomar atajos a modo de soluciones simplistas frente a la complejidad que plantea la información sobre costos, sin que ello implique complicar en demasía los análisis
• Preguntarse en varias oportunidades: ¿Por qué esto es así? ¿Qué otro camino podríamos tomar?
• Aptitud para identificar y distinguir los distintos tipos de presupuestos.

¿Cuáles son las principales funciones vinculadas a la gestión de costos?

Contando con estas competencias, quienes se desempeñan en áreas involucradas en la gestión de costos dentro de una organización deberán:

• Incorporar los conocimientos indispensables para detectar los costos relevantes y sistematizarlos.
• Distinguir los diferentes factores generadores de costos y reconocer sus componentes.
• Tomar contacto con los diferentes sistemas de costeo.
• Comprender y aplicar el sistema de costo estándar.
• Entender y estar en condiciones de llevar a la práctica el costeo basado en actividades (activity based costing o ABC).
• Aplicar todos los conceptos en forma práctica y realizar una conclusión con el resultado obtenido.
• Confeccionar un presupuesto y tomar una decisión mediante la aplicación de los distintos métodos de evaluación.
• Planificar a corto y largo plazo teniendo en cuenta los distintos objetivos dentro de la organización.

Buenas prácticas a considerar en la gestión de costos

Desde el área de negocios digitales de Movistar, explican que la administración de costos es compleja y aportan consejos a considerar en el proceso:

• Estimar costos para cada proyecto, con informes detallados que incluyan del valor de todas las actividades, mano de obra y materiales necesarios.
• Elaborar un presupuesto que incluya los gastos y fase estimativa de realización.
• Estipular un margen de error, y tener una reserva financiera para asumir gastos inesperados sin interrumpir la marcha del proyecto.
• Analizar el resultado y los gastos que se confirmaron.

La importancia de la tecnología para la gestión de costos

Es necesario adquirir conocimientos y herramientas para realizar análisis de costos más efectivos con una adecuada interpretación de los mismos, y de esta manera garantizar la continuidad del negocio y generar ventajas competitivas.

“Los departamentos deberán contar con los recursos tecnológicos que faciliten el acceso a la información clave para el armado de los costos”, precisa el profesor de la UTN.BA.

Para clasificar los gastos es necesario primero registrarlos a través de un Excel o de un sistema de gestión, para luego analizarlos, gestionarlos y controlarlos. En este sentido, el CEO y fundador de Xubio, Fernando Arzuaga, asegura que digitalizar los datos:

• facilita la obtención de reportes al instante para la toma de decisiones
• simplifica la posibilidad de localizar un comprobante y obtener sus datos al instante, sin tener que recurrir a la búsqueda del comprobante físico.

Una vez realizado el proceso y conociendo el comportamiento de los costos, se podrá: presupuestar, detectar gastos innecesarios, disminuir los precios de venta o maximizar el beneficio, y mejorar el retorno sobre la Inversión (ROI).

Software para gestión de costos

Existen cinco tipos de herramientas tecnológicas para reducir costos:

• Software de atención al cliente: utilizándola bajo el contexto de costos, permitirá a la empresa detectar con exactitud las necesidades y expectativas aún no atendidas, para luego reestructurar sus acciones o poner en práctica nuevas estrategias más rentables, que minimicen el uso de recursos financieros para fines poco efectivos.
• Solución contable: agiliza el procesamiento de los datos y fomenta el compliance, mitigando sanciones por incumplimiento. 
• Software ERP: colabora en la disminución de los gastos empresariales, minimizando costos derivados del acceso a información relevante para tomar decisiones, y permitiendo desarrollar estrategias más efectivas, que reduzcan la incidencia de errores y la repetición de tareas.
• Almacenamiento en la nube: elimina el gasto derivado de la acumulación de documentos físicos. 
• Plataforma de gestión de gastos: permite que quienes se desempeñan en el área financiera entiendan el panorama corporativo de forma abarcativa e integrada, con reportes precisos que permitan identificar cuáles costos son imprescindibles, excesivos o abusivos. 

Por ejemplo, la solución Concur Expense permite automatizar los informes de gastos convirtiendo la tarea en un procedimiento sumamente sencillo. 

Para las pequeñas y medianas empresas, Xubio es un software contable Online y de factura electrónica, que simplifica el trabajo de este tipo de organizaciones.

Mientras que Adobe Document Cloud, solución que incluye las soluciones líderes de PDF y firma electrónica, permite convertir procesos basados en documentos manuales en procesos digitales eficientes. De esta manera, explican desde Ofir Latam, los equipos corporativos pueden tomar medidas rápidas sobre documentos, flujos de trabajo y tareas, en varias pantallas y dispositivos, donde y cuando se lo desee, y dentro de sus aplicaciones empresariales y de Microsoft favoritas.

11 herramientas para la gestión de costos

A continuación, destacamos 11 herramientas para poder realizar la gestión de costos:

1. Plan de negocios

Documento estratégico que sirve para la exposición de objetivos y metas.

2. Plan estratégico

Ayuda a gestionar las operaciones, realizar inversiones, proyectar gastos y presupuestos y destinar recursos para alcanzar objetivos.

3. Canvas

Modelo de gestión que se integra a herramientas, técnicas y una metodología para innovar los procesos de la empresa. Incluye siete pasos: definición de objetivos, elaboración de estrategias, establecimiento de prioridades, desarrollo de los empleados, diseño de la organización, asignación de recursos y monitoreo de resultados.

4. Matriz FODA

Una de las herramientas de gestión más utilizadas para la descripción de variables (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas).

5. Matriz BCG (Boston Consulting Group)

Ayuda a analizar la situación actual del mercado. 

6. Matriz Ansoff (de producto y mercado o vector de crecimiento)

Su objetivo principal es identificar las oportunidades de crecimiento de un negocio.

7. Las 5 fuerzas de Porter

Buscan orientar la estrategia global del negocio, analizando las fuerzas internas y externas. Son las siguientes: 

• Poder de negociación de los clientes
• Poder de negociación de los proveedores
• Amenaza de entrada de nuevos competidores
• Amenaza de productos sustitutos o nuevos productos
• Rivalidad entre competidores

8. Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral)

Herramienta de gestión estratégica orientada a definir los objetivos del negocio y realizar una supervisión constante a los resultados de la estrategia de una organización.

9. PDCA

Plantea cuatro pasos (planificar, ejecutar, verificar y actuar) para realizar la gestión de ventas.

10. Key Performance Indicator (KPI)

Mide el desempeño de la empresa.

11. 5W2H

Método de planificación simple, que parte de plantearse 7 preguntas responderlas intuitivamente, y a partir de ellas enumerar actividades y actitudes a realizar.