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9 estrategias para que tus mails no caigan en spam

por Alejandro Watters
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9 claves para que tus mails no caigan en spam

Uno de los grandes desafíos que tienen las marcas es lograr que los emails de sus campañas de marketing y newsletters corporativos sean visualizados y abiertos por la mayor cantidad posible de destinatarios. Los problemas surgen cuando los correos electrónicos de empresas, instituciones educativas u otras organizaciones no llegan a quienes deberían, cayendo en la bandeja de spam. Te compartimos algunos consejos útiles para evitar este tipo de situaciones.

Sigue leyendo y comprende cómo evitar que tus mails caigan en spam

Conforme crece el envío de correos electrónicos promocionales e informativos, y se incrementa el uso de plataformas de email marketing para anunciar novedades o productos, o informar, los filtros anti-spam evolucionan y se perfeccionan. 

Su objetivo es que los usuarios tengan la menor cantidad de mensajes que no sean del estricto interés de cada usuario en su bandeja de entrada, para que pueda enfocarse en lo importante, sin tener que estar eliminando gran cantidad de mensajes en diferentes momentos del día.

Lamentablemente, en ocasiones, correos electrónicos de personas y organizaciones con las que necesitamos comunicarnos, y newsletters o emails de ofertas que queremos recibir, terminan siendo identificados erróneamente como spam. Lo cual puede generar importantes problemas de interacción con clientes y proveedores, y privan a las marcas de trasmitir mensajes que podrían significar una oportunidad para sus usuarios o potenciales clientes.

Si estás enviando este tipo de comunicaciones para difundir tu propuesta de valor o la de la organización para la que trabajás, es importante que tomes en consideración las cuestiones analizadas en este artículo.

¿Qué significa spam?

En general, se define al spam como el filtro que cataloga como no deseados a los emails que una persona recibe sin permiso previo o sin haberlos solicitado. 

Avast explica que es correo basura digital que se envía de forma masiva por Internet o mediante otros sistemas de mensajería electrónica. 

Al darles esa categoría los correos electrónicos no podrán ser vistos por el usuario, salvo que chequeé específicamente la carpeta correspondiente.

¿Por qué es catalogado un email como spam?

Como destaca Hugo Pascoal, el software de los servicios de e-mail marketing o email automation siempre está analizando el modo en que los destinatarios reaccionan a la recepción de un mensaje, e identificando prácticas que generan baja reputación en los emisores.

Cuando un remitente es catalogado como emisor de correo basura, el resto de los correos electrónicos que envíe pueden derivar hacia la casilla de spam o incluso ser bloqueados. Algo que puede afectar no solo a los emails promocionales o corporativos, sino también al resto de los correos que compartan el mismo dominio. 

Las prácticas más comunes que provocan baja reputación, son las siguientes:

  • mensajes enviados aleatoriamente a un gran número de direcciones electrónicas;
  • e-mails ignorados y excluidos por muchos usuarios;
  • correos electrónicos marcados como spam por los clientes;
  • e-mails enviados a direcciones electrónicas inválidas o inactivas;
  • e-mails enviados a direcciones creadas intencionalmente para identificar spammers, denominadas spamtraps.

Cuando un remitente es catalogado como emisor de correo basura, el resto de los correos electrónicos que envíe pueden derivar hacia la casilla de spam o incluso ser bloqueados.

Como contrapartida, éstas son algunas de las acciones de los destinatarios que elevan la reputación de los remitentes:

  • Si abren el e-mail
  • Si hacen clic en los enlaces que contenga el mensaje
  • Si responde 
  • Si se lo envía a alguien

Cuando esto ocurre los correos electrónicos de un emisor tienen más posibilidades de entrar en la casilla principal (inbox) de los usuarios, obteniendo más probabilidades de visualización.

Por ello, es importante que las empresas tomen en cuenta algunas recomendaciones para evitar prácticas repudiables por los filtros anti-spam y estimular acciones que eleven la reputación de los remitentes.

Ventajas que aporta el email marketing a las organizaciones

Los beneficios que brindan este tipo de comunicaciones digitales cuando son desarrolladas eficientemente, son múltiples:

  • Ofrece posibilidades de entablar vínculos e interacciones con los suscriptores.
  • Permite mejorar los índices de conversión de usuarios en clientes.
  • Incrementa las posibilidades de mejorar la cuota de mercado.
  • Aumenta la presencia y el conocimiento de marca. 
  • Crear comunidad.
  • Mejorar la velocidad de llegada al mercado.
  • Desarrollar programas de fidelización.
  • Privilegiar con información anticipada sobre promociones a sus usuarios.
  • Segmentar al buyer persona.

Pablo Echeverría refiere especialmente a la capacidad de analizar y medir los resultados de las campañas, evaluando el progreso de diversas métricas como la tasa de apertura, el número de clics y la tasa de conversión, entre otras.

Esto facilitará determinar para el futuro los contenidos que prefieren los suscriptores, que asuntos de email son más efectivos y los colores que mejoran la cantidad de clics, entre otros factores.

9 claves a considerar para que tus emails no caigan en spam

Veamos algunas prácticas a implementar para desarrollar estrategias de email marketing efectivas evitando caer en spam:

1. Crear una base de contactos sólida

Al momento de conformar una o varias listas de destinatarios es importantes que esté conformada por personas que tienen algún vinculado con la marca o interés genuino en recibir sus comunicaciones. 

Es importante que quienes conforman una base de datos hayan aceptado recibir las comunicaciones emitidas por una organización. En este sentido, vale destacar que en muchos países, obtener el consentimiento y la conformidad de los usuarios es obligatorio. Lo cual puede cumplimentarse completando un formulario y pidiendo reconfirmación de la suscripción en la casilla de email del interesado. 

Es importante que quienes conforman una base de datos hayan aceptado recibir las comunicaciones emitidas por una organización.

Además, es vital mantener periódicamente a la base de contactos actualizada y depurada. Por ejemplo, si el sistema no elimina automáticamente a los rebotes duros (errores permanentes debidos a cuentas inexistentes o bloqueadas por el servidor), es imprescindible darlos de baja manualmente, al igual que los emails desuscriptos.

Se desaconseja comprar bases de datos o importar contactos afectados a otro tipo de comunicaciones. El secreto es que todos los usuarios incluidos en las listas de distribución sean genuinos.

Una recomendación a considerar consiste en pedir a los suscriptores que añadan el dominio de la marca a su directorio.

2. Contratar una plataforma de email marketing eficiente 

Antes de tomar la decisión de avanzar con un sistema de email automation Pascoal destaca que es importante analizar e investigar si:

  • el IP de la empresa que provee el servicio tiene buen a reputación
  • la compañía mantiene el monitoreo de las puntuaciones de las direcciones de IP que usa (sender score) y cómo son considerados.
  • el proveedor cuenta con software que detecten la reputación del IP que se usa por el remitente en el momento de lanzamiento de e-mails
  • tiene un número elevado de quejas y la cantidad de spamtraps es grande (señal de baja reputación, que provocará que los emails caigan en spam o sean bloqueados).

3. Opción de desuscripción 

Las personas que en un momento determinado deciden recibir las comunicaciones de una marca, pueden cambiar de opinión en cualquier momento. 

Contar con la posibilidad de darse de baja, además de ser una exigencia legal obligatoria en muchos países, implica una buena práctica de cara a los potenciales clientes y evita incurrir en al menos dos causales generadoras de baja reputación:  

  • e-mails ignorados y excluidos por muchos usuarios
  • correos electrónicos marcados como spam por los clientes

4. Determinar la mejor frecuencia de envíos

El envío una cantidad excesiva de emails puede generar saturación, mientras que un espacio temporal prolongado entre cada correo electrónico podría provocar desinterés. 

La clave pasa por encontrar el equilibrio justo en base al tipo de información que contiene cada mensaje, las características de los destinatarios, el momento en el que se planifica el lanzamiento, entre muchas otras variables.

5. Configuración adecuada del sistema de email marketing

Es fundamental configurar dos entradas de la herramienta:

  • DKIM (Domainkey): clave de autenticación de dominio, que se encuentra en el servidor DNS. 
  • SPF (Sender Policy Framework): autorización que permite el envío de e-mails a nombre del remitente.

6. Generar contenido que atraiga y produzca valor agregado

Provocar engagement en cada envío de email marketing es crucial para poder tener éxito. Igualmente importante es segmentar los contenidos de acuerdo a las listas de contactos a las cuáles se enviará cada correo electrónico (no todos los mensajes están destinados a la base completa).

En este punto vale aclarar que la utilización desmedida de imágenes puede provocar alertas en los filtros anti-spam. 

También puede producir resistencia o rechazo en los usuarios mensajes puramente comerciales o excederse en las comunicaciones promocionales. Por ello, se recomienda aportar también información de valor agregado.

Se recomienda no incluir elementos adjuntos, y no utilizar una fuente roja.

7. Seleccionar un asunto o subject anti-spam

María Díaz explica que está mal visto, tanto por los filtros anti-Spam como por los suscriptores, utilizar:

  • Mayúsculas en todas las letras de una o todas las palabras.
  • Signos de exclamación, más aún si son más de uno.
  • Cantidad elevada de caracteres (la métrica ideal es de 30 caracteres con espacios como máximo)
  • Palabras como gratis, urgente, ahorra, rebaja, menor precio, promociones, ofertas, y otros vocablos excesivamente comerciales.

En el otro extremo, colaborarán en la generación de más aperturas:

  • Las preguntas.
  • Información útil.
  • Personalización del mensaje.

8. Realizar pruebas

Efectuar envíos en modalidad test entre una cantidad limitada de usuarios vinculados a la marca, brinda la posibilidad de detectar errores y poder garantizar envíos más efectivos.

9. Estrategia y planificación

Elaborar un plan de acción anual, semestral y mensual ayudará a lograr mejores niveles de éxito, y poder tomar decisiones en función de las diversas variables a considerar en cada campaña y cada envío o lanzamiento.

¿Dónde capacitarse?

El Centro de e-Learning de la UTN.BA ofrece una interesante propuesta formativa para quienes estén interesados en mejorar sus competencias vinculadas a email marketing. Algunos de sus cursos son los siguientes:

  • Experto Universitario en e-Commerce y Marketing Digital: ofrece la posibilidad de aprender a planificar e implementar el proyecto de transformación digital de un negocio o emprendimiento, y crear su presencia en la web junto con las estrategias y tácticas disponibles, para aplicar planes de marketing digital eficaces.
  • Curso de Growth Marketing: permite desarrollar los conocimientos teóricos y prácticos necesarios para una eficiente gestión de Productos; a través del desarrollo de una marca y una visión estratégica, analítica y actualizada al contexto de mercado.
  • Experto Internacional en Publicidad Digital: a lo largo del curso los participantes podrán profundizar sobre las oportunidades, estrategias, técnicas, medios y formatos que les permitan hacer publicidad eficaz en el entorno digital, así como las métricas on-line para medir y analizar los resultados. Aspectos como planificación y conocimiento de medios así cómo los formatos más importantes y las técnicas para generar notoriedad y tráfico son parte de sus contenidos.

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