14 Claves para hacer presentaciones en Power Point. La 5 es muy importante para no aburrir.

La capacidad de plasmar una idea en forma eficiente encuentra un aliado estratégico en las presentaciones en Power Point, que adecuadamente elaboradas pueden garantizar la transmisión de un mensaje y prestigiar a quien lo está expresando. Compartimos algunas claves a tener en cuenta para desarrollar proyectos efectivos.

Uno de los programas de ofimática más populares, junto al Word y el Excel, es el Power Point, un software creado por Microsoft y orientado a la realización de presentaciones multimediales a través de diapositivas, con el apoyo de múltiples recursos: texto, imágenes, música y animaciones. 

Sus principales atractivos residen en contar con un editor de texto flexible, que permite trabajar con diferentes tipografías y darles diversos tamaños, colores y alineación, y la capacidad para insertar imágenes, audios y vídeo.

Como es sabido, su utilización se extendió a profesionales de todas las disciplinas: empresarios, maestros y alumnos, científicos, políticos, emprendedores, médicos y conductores de televisión, entre muchos otros. Incluso es muy usada con fines sociales, para crear tarjetas de felicitación, libros de recuerdos de cumpleaños, aniversarios o casamientos. 

En términos laborales y académicos, contar con las competencias necesarias para desarrollar este tipo de presentaciones, y la creatividad suficiente para plasmar conceptos y proyectos  de una manera gráfica y simple, son dos diferenciales que pueden convertir a un proyecto de Power Point en una poderosa herramienta de comunicación.

¿Cuáles son elementos claves a tener en cuenta en una presentación de Power Point?

Una presentación atractiva y comprensible debe contemplar aspectos esenciales como el perfil del receptor (quién), el contexto (dónde) y la forma en que se va a contar la información (cómo), con la finalidad de transmitir una comunicación fluida y con foco en ello, evitando que se torne monótono o poco interesante.

Entre los elementos claves a considerar en un proyecto de Power Point, se encuentran los siguientes:

• Imágenes que mantengan una coherencia visual.
• Recursos multimedia que potencien el mensaje que se busca trasmitir.
• El uso correcto de paletas cromáticas, tipografía, ortotipografía y niveles de lectura.
• Aplicación de diseño de experiencia de usuario (UX) adaptado a presentaciones visuales.
• Atender a los principios fundamentales de diseño, para interpretar pequeños sistemas visuales y estructurar vínculos entre la información pertenencia con el contenido y orientación hacia el observador.
• Considerar técnicas de Storytelling y UX Writing para la fluidez de su contenido.
• Seleccionar, sintetizar y estructurar la información a desarrollar.
• Demostrar la pertenencia y valoración de la imagen dentro de cada elemento comunicativo dentro de una empresa, institución, o en el ámbito profesional o educativo, en el que cada persona se desempeña.

14 buenas prácticas recomendadas para desarrollar proyectos de Power Point

Entre las buenas prácticas que se sugieren para realizar presentaciones en Power Point, se destacan las siguientes:

1. Establece una estrategia de comunicación

Establecer una estrategia de comunicación adecuada al mensaje que se busca transmitir, teniendo en cuenta las características de la audiencia. Así como en marketing el público objetivo cambia dependiendo nuestro producto, en las presentaciones también. Ninguna audiencia es igual a la otra, todas tienen distintos niveles de educación, distinta formación y distintas experiencias. Es por ello que para cada audiencia debemos plantear una estrategia de comunicación.

Si, por ejemplo, queremos hacer un cambio en los métodos de producción de una empresa, donde necesitemos comprar una máquina, seguramente al personal de producción y a la gerencia habrá que mostrarle distintas presentaciones. En el caso de los primeros, no estaría mal ser técnicos y contar todos los cambios a plantear, mientras que a la gerencia, le interesa saber básicamente cuánto costará la inversión. Esto es muy importante a la hora de realizar presentaciones.

2. Planifica la narrativa

Planificar la narrativa de la misma manera que estructuramos un relato. Tal vez, este artículo sobre oratoria te sea de ayuda.

3. Haz foco en la realidad de tu audiencia

Consolidar el mensaje a comunicarse, haciendo foco en las expectativas, necesidades, problemáticas y aspiraciones del público al cuál una persona se estará dirigiendo. Apelar a estos hechos nos será de ayuda para que nuestra audiencia se logre identificar con nuestro mensaje, y eso es muy importante para que ocurra un engagement entre lo que cuenta el orador y lo que recibe la audiencia.

4. Elige los recursos multimedia correctos

Determinar cuáles serán los recursos multimedia a implementarse. Ciertos recursos multimedia en las presentaciones en Power Point son los adecuados para situaciones específicas, por ejemplo, si queremos mostrar un proceso, es muy posible que el mejor recurso sea la utilización de un video o animación. En cambio, si lo que queremos es explicar un plano, el mejor recurso sería insertar una foto en la presentación.

A esto hay que sumarle la utilización de los distintos señaladores y punteros que podemos utilizar en conjunto con los miles de efectos y animaciones que Power Point nos permite para trasladarnos dentro de los slides.

5. Incluye sólo los datos importantes

Definir el volumen y porcentual de conceptos y datos a incluirse. Existe una regla que se llama KISS (del inglés “Keep It Simple Stupid” o “Mantenlo simple” ) que plantea que muchas veces sumar objetos y contenido a nuestro trabajo podría no ser de ayuda y además, ser perjudicial.

Es muy importante centrarnos en los datos que verdaderamente son relevantes, debido a que el procesamiento de datos en la audiencia requiere de un gasto de energía para que los procese. Es decir, podríamos lograr que nuestra audiencia pase gran parte del tiempo procesando lo que le decimos e intentando descifrar qué significa cada dato en vez de escucharnos.

6. Selecciona la estética adecuada

Seleccionar los bancos de imágenes y templates, o los repositorios audiovisuales, que se utilizarán como fuentes de recursos. Los templates son aquellas plantillas que le dan un formato a nuestra presentación, al elegir uno estamos eligiendo un paquete de datos que incluye: paleta de colores, fuentes, animaciones, etc.

Los templates varían con cada presentación

Los templates pueden variar con cada presentación, las presentaciones ejecutivas tienden a ser más discretas y minimalistas, mientras que si hacemos presentaciones más distendidas o para otro tipo de reuniones, elegiremos la que creamos adecuadas.

7. Organiza el contenido de la presentación

Organizar, estructurar y ordenar el contenido del proyecto. Quienes son recurrentes presentadores de Power Point recomiendan seguir la regla de 7×7. En la regla de 7×7 se recomienda no usar más de siete líneas de texto, lo mismo con las viñetas, no usar màs de siete viñetas, y tampoco usar más de siete palabras por línea

Una presentación atractiva y comprensible debe contemplar aspectos esenciales como el perfil del receptor (quién), el contexto (dónde) y la forma en que se va a contar la información (cómo).

8. Establece un hilo conductor

Establecer un flujo de continuidad armónico y coherente entre las distintas diapositivas. Una vez que tengas lista la presentación, es muy importante que la practiques una vez de corrido, intentando ver si tiene coherencia el texto que acabas de confeccionar. Es muy recurrente que mientras elaboremos una presentación y pensemos en los temas idóneos, se nos escape el hilo conductor. Por eso, practica luego de cada presentación.

9. Elige un comienzo y final adecuados

Definir un buen comienzo y un final efectivo, teniendo en cuenta que la primera impresión es la que cuenta y que un final contundente tiene fuerte incidencia en la valoración de un proyecto. El cerebro de las personas generalmente recuerda con mayor exactitud los momentos finales e iniciales de cualquier suceso, por eso es importante que estos sean hitos en la mente de quienes te escuchan. Preparar algo creativo al inicio o al final puede ser motivo para que alguien recuerde para siempre tu presentación.

10. Sé conciso y preciso para presentar

Practicar la síntesis y la simplicidad: una presentación en PPT no es para ser leída, sino para actuar como apoyo visual destinado a reforzar lo que se está comunicando, y eventualmente generar reacciones o participación del público, o como ayuda a memoria de conceptos esenciales. Cada diapositiva debe apuntar a un tema puntual.

Practicar la síntesis y la simplicidad: una presentación en PPT no es para ser leída

11. Elige lo que quieres que la audiencia se lleve

Identificar cuáles serán los puntos determinantes que la orientarán, y que se busca que queden grabados en la audiencia. Muchas veces, al escribir un guión para nuestra presentación, lo redactamos como si estuviésemos escribiendo un artículo para un blog o un post. Es importante saber que al escuchar, las personas utilizan otra clase de mecanismos, que le impone la necesidad al orador de volver a nombrar ciertos temas para que la audiencia los vuelva a tener presentes.

12. No abuses de recursos gráficos

No abusar de recursos como bullets, negritas, subrayados o imágenes intrascendentes que no aporten valor. Tampoco en la cantidad de información que se comparte desde el apoyo gráfico, o del uso recurrente de citas de personalidades (si bien son útiles, su inclusión en exceso puede ser contraproducente).

13. No te pases del tiempo recomendado

Longitud y tiempos de duración. La regla ‘10/20/30’ propuesta por Guy Kawasaki, recomienda el uso de no más de 10 diapositivas, que las presentaciones no duren más de 20 minutos y las tipografías no sean inferiores a los 30 puntos. El formato PechaKucha 20×20 plantea un máximo de 20 diapositivas, a razón de 20 segundos por cada diapositiva.

Por su parte, Ana Isabel Sordo sugiere que cada diapositiva tenga un máximo de 6 líneas de texto, para facilitar que la audiencia se enfoque.  

14. Comparte la presentación con alguien más

Isabel Sordo también recomienda compartir la presentación con un colega que pueda efectuar un análisis crítico, a fin de identificar potenciales mejoras e inconsistencias, y resolverlas. Si hacemos la presentación con una segunda persona, es recomendado también que la presentación la vea una tercera persona. Muchas veces las presentaciones son apuntadas a personas que no son expertas en los temas que exponemos, es por eso que debemos mostrarle la presentación a una persona que sea similar al promedio de nuestra audiencia objetivo.

¿Dónde capacitarse para realizar presentaciones digitales efectivas?

El Centro de e-Learning de la UTN.BA ofrece una variada oferta formativa, que permite adquirir competencias indispensables para el desarrollo profesional.El curso ‘Creación de Presentaciones Digitales’ aporta los principios fundamentales del diseño de estructuras orientado a presentaciones visuales con Powerpoint, Prezi y Keynote, brindando las herramientas para la creación de cada proyecto, incluyendo: el m anejo de un buen relato, la introducción a aspectos visuales, la comprensión del uso del color, tipografías y niveles de lectura, y el tratamiento de imágenes y recursos gráficos.