7 claves para entender la importancia de los marcos de trabajo ágiles

En épocas de cambio y transformación, las organizaciones que evolucionan y superan obstáculos, asumiendo y resolviendo desafíos, son aquellas que cuentan con capacidades de flexibilidad, adaptación y resiliencia. Los marcos de trabajo ágiles favorecen el desarrollo de estas competencias, y mejoran los niveles de productividad y competitividad. Te explicamos por qué.

La agilidad está permitiendo a las empresas avanzar en los peores escenarios. Si bien el año 2020 significó importantes trastornos y muchos proyectos quedaron en suspenso, el último informe anual Pulse of the Profession® del Project Management Institute (PMI) concluyó que las organizaciones estuvieron a la altura del desafío. 

De los proyectos que salieron adelante, 73% cumplió los objetivos originales y la intención comercial, 62% se ejecutó dentro del presupuesto y 55% a tiempo. Mientras que el desperdicio de inversiones debido a las deficiencias en la ejecución del proyecto se redujo al 9,4% frente al 11,4% de la encuesta realizada el año pasado.

Es cierto, por otra parte que muchas compañías, principalmente PYMEs y empresas de los sectores más afectados por la crisis sanitaria, no lograron superar las complicaciones y los períodos de cuarentena y restricción de actividades impuestos en diferentes países del mundo. Pero la agilidad significó un valor diferencial para aquellas organizaciones que lograron mantenerse.

Considerando la importancia que tienen los marcos de trabajo ágiles en un contexto altamente dinámico e incierto como el actual, analizamos su impacto en los procesos corporativos. 

1. ¿Qué son los marcos de trabajo ágiles?

María Tena entiende que ‘agile’ es mucho más que una metodología orientada al desarrollo de proyectos que requieren rapidez y flexibilidad. Se trata de una filosofía que implica una forma diferente de trabajar y organizarse, y que contempla la partición de cada proyecto en pequeñas segmentos, que deben completarse y entregarse en un tiempo reducido. Así se busca evitar la dispersión y centrar toda la atención en una tarea.

La experta puntualiza que el objetivo es desarrollar productos y servicios de calidad que resuelvan necesidades de clientes, cuyas prioridades cambian a una velocidad cada vez mayor.

Es por ello que al referirnos a marcos de trabajo ágiles estamos hablando de técnicas orientadas a la gestión eficiente e implementación de buenas prácticas cuyo objetivo es la obtención de resultados productivos.

En este punto vale aclarar que el término ‘métodos ágiles’ surgió en 2001 durante una reunión en Utah (Estados Unidos) de la que participaron 17 críticos de los modelos de mejora del desarrollo de software basados en procesos, convocados por Kent Beck. 

Se abordaron las técnicas y procesos para desarrollar software y en el transcurso del debate se definieron como ágiles a los métodos que estaban surgiendo como alternativa a las metodologías formales (CMMI, SPICE), considerabas excesivamente pesadas y rígidas, por su carácter normativo y fuerte dependencia de planificaciones detalladas previas al desarrollo.

Los integrantes de la reunión resumieron los principios sobre los que se basan los métodos alternativos en cuatro postulados plasmados en el Manifiesto Ágil, que más allá de aplicarse a la industria del software, hoy se utiliza en prácticamente todos los sectores productivos. 

2. ¿Qué implica la mentalidad agile?

El enfoque ágil plantea un cambio de paradigma: enfocar el esfuerzo en la creación de valor, sumar al cliente como parte del proceso, aceptar la incertidumbre a través de iteraciones y adaptación, y maximizar el aporte humano, invirtiendo en las personas y sus interacciones.

Ulises Martins, profesor del Centro de e-Learning de la UTN.BA, identifica cuatro claves de la mentalidad ágil:

• Comprender que los requerimientos de un producto o servicio generalmente cambian con el tiempo, a raíz de modificaciones regulatorias y transformaciones que experimentan la organización o el mercado, entre otras. 
• Entender que el objetivo del trabajo es crear valor para la organización, y que no consiste es el mero cumplimiento de un plan o metas inicialmente definidas.
• Asumir que es casi imposible crear lo mejor en un solo intento, y que las etapas de desarrollo de un proyecto son un camino de aprendizaje, donde es necesario poder tener feedback frecuente del usuario para ir descubriendo con él, cuál es la mejor forma de avanzar.
• Tener claro que la mentalidad ágil es simplemente reconocer el estado actual de situación  de un proyecto u organización, y actuar en consecuencia. 

Agile es mucho más que una metodología orientada al desarrollo de proyectos que requieren rapidez y flexibilidad. Es una filosofía que implica una forma diferente de trabajar y organizarse.

3. Postulados y ventajas de los marcos de trabajo ágiles

El blog En Naranja de ING explica los cuatro postulados expresados en el Manifiesto Ágil. Destacamos algunos conceptos:

1. Se considera a las personas, quienes aportar creatividad e innovación, como el activo más importante de una organización, en todos sus niveles jerárquicos, independientemente de los proyectos en el que trabajen, y por arriba de los procesos y herramientas que se utilicen como medio para lograr resultados. 
2. Las metodologías agiles buscan soluciones que sean funcionales e intuitivas, sin dejar de considerar a la documentación –con la extensión justa y necesaria- como un elemento fundamental en cualquier proyecto.
3. En un mundo en constante evolución, el producto final debe adecuarse a las necesidades del mercado en el momento de su lanzamiento. Un buen diseño no tiene sentido si el producto resulta obsoleto al salir a la venta. Por ello posee mayor peso específico el diálogo continuo y lo que se decide en las etapas del proceso de desarrollo, que lo que se haya pactado de antemano. Esto requiere suscribir contratos ágiles, más abiertos y basados en la colaboración.
4. La capacidad de evolucionar y adaptarse al mercado y sus circunstancias es uno de los principales valores diferenciales, en un mundo donde la rigidez es un obstáculo para avanzar.

Habiendo plasmado los valores que aportan los marcos de trabajo ágiles, también es importante tener en cuenta las principales ventajas que brindan a las organizaciones, a las cuales María Tena describe de la siguiente manera:

• Mejoran la calidad, reduciendo los errores en los entregables e incrementando la experiencia y funcionalidades para el cliente.
• Generan mayor compromiso interno, aumentando la satisfacción de los empleados y generando conciencia de equipo.
• Imprimen rapidez, al achicar los ciclos de producción y minimizar los tiempos de reacción y toma de decisiones.
• Incrementan la productividad, asignando mejor y de un modo más dinámico los recursos.

Google, Spotify o Netflix son solo algunas de las compañías que adoptaron los marcos de trabajo ágiles como parte de sus procesos internos. 

4. ¿Cuáles son los principios ágiles?

El Manifiesto Ágil sentó las bases de la gestión de proyectos a través de 12 principios referenciados por Kanbanize:

1. Satisfacer a los clientes a través de la entrega temprana y continua, fomentando su feedback desde el principio.
2. Bienvenidos los requisitos cambiantes incluso al final del proyecto: se acepta la incertidumbre y reconoce que una modificación tardía puede tener mucho valor para el cliente final. 
3. Entrega valor con frecuencia.
4. Romper los silos de un proyecto, facilitando la comunicación entre las diferentes partes interesadas y sincronizando las personas que crean valor con las que lo planifican o venden.
5. Construir proyectos en torno a individuos motivados, reduciendo la micro gestión y potenciando a los miembros del equipo más proactivos.
6. La forma más eficaz de comunicación es cara a cara (hoy aplicaría a las videoconferencias a partir del distanciamiento social).
7. Sin importar cuántas horas de trabajo se hayan invertido, si el resultado no es como el cliente espera que sea, habrá problemas.
8. Mantener un ritmo de trabajo sostenible.
9. La excelencia continua mejora la agilidad, lo cual derivará como resultado en que los cambios sean menos propensos de generar errores y un mal funcionamiento.
10. La simplicidad es esencial.
11. Equipos auto organizados generan más valor: cuando se les proporciona libertad, los equipos motivados generan el máximo valor para el cliente. 
12. Reflexionar y ajustar regularmente la forma de trabajar para aumentar la eficacia.

Los marcos de trabajo ágiles son técnicas orientadas a la gestión eficiente e implementación de buenas prácticas para obtener resultados productivos.

5. ¿Cuáles son los marcos de trabajo ágiles más implementados?

Un reporte de Deloitte sobre Frameworks Agile identifica  cinco marcos ágiles: Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP), Adaptative Project Framework (APF) y Crystal Clear. En tanto, Wrike suma otros dos adicionales: Feature-Driven Development (FDD) y Dynamic Systems Development Method (DSDM), que analizamos a continuación.

Scrum

Roberto Touza señala que se trata de un marco de trabajo utilizado para desarrollar productos complejos, a partir de buenas prácticas y reglas que proveen la estructura para ayudar al equipo a reducir la complejidad técnica, comercial e interpersonal del desarrollo del software, capacitándolos para alcanzar sus objetivos.

Este enfoque desecha los tiempos desperdiciados en el desarrollo de características no esenciales que retrasan un proyecto y aumentan sus costos, priorizando trabajar los requerimientos que tienen mayor valor para el cliente.

En el proceso, depuran a la organización, exponiendo sus disfunciones y fallas, para que puedan ser resueltas.

Por su parte, Joel Francia Huambachano, suma al análisis, destacando que Scrum promueve la auto organización, el trabajo en equipo, la mejora continua y la entrega de un incremento de producto con valor en cada Sprint. Este marco, sostiene, está basado en un proceso de control empírico y ayuda a la gestión del desarrollo de productos o servicios.

Kanban

Kanban es un método para gestionar el trabajo que surgió en Toyota Production System (TPS), donde la producción se basa en la demanda de los clientes y no en la práctica tradicional ‘pull’ de fabricar productos e intentar venderlos en el mercado.

Para Kanbanize, su propósito fundamental consiste en minimizar los desperdicios sin afectar la producción, creando mayor valor para el cliente sin generar más gastos.

Según explica Deloitte, este marco de trabajo ágil promueve pequeños y continuos cambios en el sistema de un proyecto, y es ampliamente utilizado por los desarrolladores para gestionar sistemas en producción, con el objetivo de promover una mejora continua. 

Sus cuatro principios son:

• Empezar con lo que se está haciendo ahora
• Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos
• Respetar los procesos, las responsabilidades y los cargos actuales
• Animar el liderazgo en todos los niveles

Extreme Programming (XP)

Es un marco de trabajo ágil de desarrollo de software que está destinado a mejorar la calidad con objetivo de satisfacer las necesidades en constante evolución del cliente. Para Deloitte, como el concepto original de Agile, también incluye sprints cortos, iteraciones frecuentes y colaboración constante con los stakeholders.

La metodología recibió su nombre porque los elementos de las prácticas tradicionales de desarrollo son llevados al nivel ‘extremo’.

Adaptative Project Framework (APF)

Creado en base a la opinión de que la mayoría de los proyectos no pueden ser manejados usando métodos tradicionales de gestión de proyectos, a partir de los requerimientos cambiantes e inciertos que hoy caracterizan al mercado.

Desde Deloitte señalan que el método comienza con un desglose de requerimientos para definir objetivos en función de las necesidades y características del producto. A partir de ahí se suceden diversas etapas iterativas en el marco de las cuales los equipos evalúan resultados para mejorar el desempeño y las prácticas al final de cada etapa. 

Las partes interesadas pueden cambiar el alcance del proyecto al comienzo de cada etapa.

El enfoque ágil plantea un cambio de paradigma: enfocar el esfuerzo en la creación de valor, sumar al cliente como parte del proceso, aceptar la incertidumbre, y maximizar el aporte humano, invirtiendo en las personas y sus interacciones.

Crystal Clear

El método se centra en las personas y no en los procesos, a partir de 7 propiedades (las tres primeras obligatorias y las restantes opcionales): 

1. Entrega Frecuente
2. Mejora de la reflexión
3. Comunicación osmótica
4. Seguridad personal
5. Enfoque
6. Fácil acceso a usuarios expertos
7. Entorno técnico con pruebas automatizadas, gestión de configuración e integración frecuente.

Feature-Driven Development (FDD) 

El marco de desarrollo basado en funciones se apoya en la idea de crear modelos de software cada dos semanas, lo cual requiere un plan de desarrollo y diseño independiente para cada función del modelo. Desde Wrike consideran que esto produce un requerimiento de mayor documentación a la que necesitan otros marcos Agile, lo cual lo hace más propicio para equipos con capacidades avanzadas de diseño y planificación. 

Divide a los proyectos en 5 actividades básicas y repetibles:

1. Desarrollo de un modelo general
2. Creación de la lista de funciones
3. Planificación por función
4. Diseño por función
5. Creación por función

Dynamic Systems Development Method (DSDM)

El método de desarrollo de sistemas dinámicos surge para proporcionar un marco industrial común que garantice la entrega rápida del producto. Sostiene que cualquier cambio de desarrollo que se produzca debe ser reversible y se basa en 8 principios:

1. Centrarse en la necesidad empresarial
2. Entregar a tiempo
3. Colaborar
4. No comprometer nunca la calidad
5. Construir gradualmente a partir de cimientos firmes
6. Desarrollar iterativamente
7. Comunicarse de forma continua y clara
8. Demostrar control

6. ¿Cómo elegir el marco de trabajo ágil más adecuado para cada empresa?

Desde Deloitte explican que elegir el framework más adecuado para cada proyecto o empresa, no es sencillo, y que identificarlo es central.

Wrike refiere siete prácticas recomendadas por el Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) y la Implementing Organizational Project Management Guide del Project Management Institute:

1. Evaluar el tamaño y alcance del proyecto. 
2. Determinar los impulsores de la iniciativa. 
3. Comprender los objetivos clave del cliente y los resultados esperados.
4. Identificar los impulsores, objetivos, resultados y prioridades del proyecto. 
5. Crear una lista de las posibles metodologías que pueden adaptarse y clasificar su idoneidad. 
6. El marco elegido debe ser aquel que respalde a la mayoría de los impulsores, objetivos, resultados y prioridades. 
7. Una vez efectuada la elección, supervisar su funcionamiento y si no produce los resultados esperados, modificarlo o cambiar de marco.

Los Frameworks Agile más utilizados son: Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP), Adaptative Project Framework (APF), Crystal Clear, Feature-Driven Development (FDD) y Dynamic Systems Development Method (DSDM).

7. ¿Qué rol cumple un Agile Coach?

Los ingenieros Ulises Martins y Hernán Ricchio, docentes del curso Agile Grand Coach del Centro de e-Learning de UTN-BA, explican que a medida que las metodologías y marcos de trabajo ágiles se fueron convirtiendo en un estándar, los roles que trabajan con ellas también fueron evolucionando y perfeccionándose. 

Es por ello que surgió la necesidad de un rol integral, con mayor autoridad y seniority organizacional, cuyas funciones son trascender los marcos de trabajos y herramientas, y poder proveer dirección y foco al trabajo de los equipos.

El Rol de un Agile Coach trabaja en un nivel superior al tradicional Scrum Master, abarcando cuestiones centrales que hacen que un equipo de trabajo sea ágil, trascendiendo a un marco de trabajo específico, explican los expertos.

¿Dónde capacitarse?

El Centro de e-Learning de la UTN.BA ofrece interesantes propuestas de capacitación adaptadas a los requerimientos actuales del mercado. Entre ellas los siguientes cursos online focalizados en la adquisición de competencias para desarrollar proyectos ágiles:

Agile Grand Coach: permite formarse como Agile Coach y desarrollar la mentalidad y filosofía ágil, incorporando herramientas para mejorar el trabajo de equipos y las habilidades de conversación y formación de coaching.

Diplomatura en Metodologías y Marcos de Trabajo Ágiles: capacita en la filosofía y fundamentación de las metodologías ágiles.

Metodologías Ágiles para el Desarrollo de Software: permite conocer las técnicas y prácticas más reconocidas de gestión de proyectos de desarrollo de software, de enfoque predictivo y adaptativo (ágil).

Gestión Ágil de Proyectos (PMI-ACP): prepara para la certificación Ágil del PMI® e incorpora el enfoque ágil en la gestión de tus proyectos para resultados de alta calidad.