Cómo realizar una gestión ágil de proyectos

Aportar un diferencial desde la productividad, la calidad, el precio, la experiencia de cliente y los tiempos de entrega, define la competitividad de una empresa. En este contexto, la gestión ágil de proyectos es una característica de las organizaciones exitosas y una habilidad esencial que deben adquirir y potenciar los profesionales de todos los sectores.

El reporte ‘Accelerating the journey to HR 3.0’, realizado por IBV Institute for Business Value y Josh Bersin Academy, destaca que el 68% de los encuestados sostiene que las prácticas ágiles son un imperativo para lograr velocidad y la capacidad de respuesta por parte de las organizaciones.

Mientras que el 73% de las compañías sostiene que la implementación del pensamiento de diseño y la experiencia ágil al crear soluciones para empleados, mejoran los resultados.

Por ello, el informe recomienda que el departamento de Recursos Humanos de cada organización ayude a diseñar y gestionar equipos ágiles, a través de recompensas, gestión del rendimiento y herramientas de productividad.

Como analiza Daniel Wilner, director de élogos, en un contexto cambiante y dinámico como el actual, el foco sigue siendo la innovación. Un proceso para el cual es necesario utilizar las metodologías design thinking y agile, a fin de lograr mejoras diferenciales, creativas y concretas.

“Una empresa agile es aquella donde no siempre son necesarias las estructuras, ya que los equipos se arman y desarman en función de los proyectos y donde la innovación es parte del día a día”, considera Wilner. 

La gestión ágil de proyectos es utilizada por empresas como Microsoft, Facebook, Google, Apple, Samsung, General Electric, HP, Siemens y Walmart. En la Argentina la utilizan Banco Galicia, Banelco, OSDE, YPF, Telecom, Bolsa de Comercio de Buenos Aires, entre otras.

Sin duda, trabajar en equipo, gestionar proyectos con agilidad, cumplir con fechas topes y elaborar presupuestos justos, permite optimizar los resultados de una empresa en forma eficiente y efectiva.

¿Qué significa la gestión ágil de proyectos?

Desde la Association for Project Management (APM) sostienen que los ciclos de vida ágiles se componen de varias iteraciones o pasos incrementales hacia la finalización de un proyecto. Estos enfoques iterativos se utilizan con frecuencia en proyectos de desarrollo de software para promover la velocidad y la adaptabilidad, ya que su beneficio reside en poder ajustarse sobre la marcha en lugar de seguir una ruta lineal. 

“Uno de los objetivos de un enfoque ágil o iterativo es liberar beneficios durante todo el proceso y no solo al final. En esencia, los proyectos ágiles deben exhibir valores y comportamientos de confianza, flexibilidad, empoderamiento y colaboración”, señalan.

Además, consideran que la gestión ágil de proyectos se centra en ofrecer el máximo valor frente a las prioridades del negocio, en el tiempo y presupuesto permitidos, especialmente cuando el impulso para cumplir es mayor que el riesgo.

La gestión ágil de proyectos se compone de varias formas de trabajo que buscan mejorar la calidad, la productividad y la alegría de los clientes y desarrolladores.

Según la APM los proyectos ágiles están regidos por 4 principios:

1. Dividir cada requerimiento en varias partes pequeñas, que luego el equipo prioriza en términos de importancia.

2. Promover el trabajo colaborativo, especialmente con el cliente.

3. Aprender y ajustar en intervalos regulares, para garantizar que el cliente siempre esté satisfecho y se le proporcionen resultados que se traduzcan en beneficios.

4. Integrar la planificación con la ejecución, para que la organización pueda crear una mentalidad de trabajo que ayude al equipo a responder en forma eficaz a requisitos cambiantes.

Por su parte, Hernán Ricchio, ingeniero en sistemas de la UTN y coach especializado en esta temática, entiende que la gestión ágil de proyectos se compone de varias formas de trabajo que buscan mejorar la calidad, la productividad y la alegría de los clientes y desarrolladores.

También la define como una forma de trabajo que reconoce a las personas con sus virtudes y limitaciones y en base a estas basan sus prácticas para optimar la productividad, la creatividad, el trabajo en equipo, la motivación, la calidad, el aprendizaje y la mejora continua. 

Evolución de la gestión ágil

El agile management comenzó a implementarse en 1986, respondiendo a las exigencias de cambio que estaban experimentando las organizaciones y para las cuales las soluciones tradicionales no estaban siendo efectivas. 

En el año 2001 las prácticas desarrolladas en esos primeros quince años de aplicación, adquirieron mayor formalismo con la publicación del ‘Manifiesto Ágil de Desarrollo de Software’ y los ‘12 Principios del Software Ágil’.

En sus primeros tiempos, la metodología estuvo orientada a empresas tecnológicas desarrolladoras de software. En la actualidad se utiliza para la gestión de proyectos, la administración de empresas, los procesos educativos, las prácticas médicas, el diseño gráfico, y la producción cinematográfica, entre otros sectores.

Hoy, la gestión ágil de proyectos comprende técnicas que permiten alcanzar el objetivo fijado, aplicando formas de trabajo que dejen satisfechos a todos los actores de un proceso productivo y a sus clientes:

• Cumpliendo en tiempo y forma con la entrega de un proyecto
• Generando grupos de trabajo armoniosos en los que cada uno ponga lo mejor de sí mismo, sin roces, peleas, ni descontentos. 

 ¿Cuáles son los beneficios del trabajo ágil?

La Association for Project Management identifica las principales ventajas que aportan los enfoques ágiles a las organizaciones:

• Empoderan a los involucrados, construyendo responsabilidad, fomentando la diversidad de ideas, permitiendo la liberación anticipada de beneficios y promoviendo de la mejora continua.
• Ayudan a generar participación de clientes y usuarios, ya que los cambios son incrementales y evolutivos en lugar de revolucionarios: por lo tanto, pueden ser eficaces para respaldar el cambio cultural que es fundamental para alcanzar el éxito en la mayoría de los proyectos de transformación.
• Permiten que las etapas de cada proyecto puedan ser testeadas y eventualmente rechazadas en forma temprana, a través de ciclos de retroalimentación.

¿Cómo implementar la gestión ágil de proyectos?

Las diversas prácticas ágiles que pueden aplicarse a un proyecto tienen en común el trabajo en equipo y un conjunto de valores y principios. Entre las más utilizadas se destacan: 

• Scrum (concentra más del 50% de las prácticas): emplea de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente (en equipo), y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Desde ProyectosAgiles.org sostienen que estas prácticas se apoyan unas a otras, y su selección se origina en un estudio que evalúa la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

Un proyecto se ejecuta en ciclos temporales cortos y de duración fija. Cada iteración tiene que proporcionar un resultado completo e incremento de producto final que sea susceptible de ser entregado con el mínimo esfuerzo al cliente cuando lo solicite.

• XP: también llamada ‘Programación Extrema’ es una de las metodologías más populares para la gestión ágil de proyectos. Como indica ProAgilist en su web, está diseñada para entregar el software que requieren los clientes en el momento en que lo necesitan, alentando a los desarrolladores a responder a las necesidades cambiantes de los clientes, aún en etapas tardías del ciclo de vida del desarrollo.

• Lean: otorga una mayor importancia a la calidad y la eficiencia. Su objetivo es eliminar desperdicios y quedarse únicamente con aquello que aporte valor al proceso y, por tanto, al cliente. Es decir, hacer más con menos.

• Kanban: consiste en visualizar el trabajo, limitar las actividades en curso y maximizar la eficiencia (o el flujo). Desde Atlassian explican que los equipos que trabajan con esta metodología se centran en reducir el tiempo que se tarda en llevar un proyecto (o historia de usuario) del principio al fin del proceso. Para ello, utilizan un tablero y mejoran continuamente su flujo de trabajo.

La gestión ágil de proyectos comprende técnicas que permiten alcanzar el objetivo fijado, aplicando formas de trabajo que dejen satisfechos a todos los actores de un proceso productivo y a sus clientes.

• TDD: Test-Driven Development o Desarrollo Orientado a Pruebas, es una metodología de desarrollo ágil cuya mayor fortaleza es escribir la mínima cantidad de código posible para obtener el resultado deseado. Daniel Grifol enfatiza su capacidad para unificar el proceso de testeo de una aplicación con el proceso de desarrollo, haciendo que el producto final sea un programa robusto y a prueba de fallos, ahorrando costes.

• BDD: refiere a Behavior Driven Development o Desarrollo Dirigido por Comportamiento. Federico Toledo la define como una estrategia de desarrollo que plantea definir un lenguaje común para el negocio y los técnicos, utilizándolo como parte inicial del desarrollo y el testing.

• DSDM: El Dynamic System Development Method es un método ágil que se centra en el ciclo de vida completo del proyecto. Desde Agile Business indican que su éxito radica en su filosofía: cualquier proyecto debe estar alineado con objetivos estratégicos claramente definidos y centrarse en la entrega temprana de beneficios reales para el negocio. 

Para iniciar estas prácticas y poner en marcha la gestión ágil de proyectos, se debe tener un coach especializado que elabore un plan de comunicación, capacitación y ejecución, tanto para quienes deberán ejecutarlas como para todos los impactados por el cambio.

Mentalidad Agile: clave para entender por qué implementar gestión ágil de proyectos

“Si bien las metodologías ágiles introducen actividades, procesos y técnicas, el enfoque ágil requiere de un cambio de paradigma para adoptar esta nueva mentalidad ágil, además de seguir un simple proceso”, destaca Ulises Martins, responsable académico de Metodologías y Marcos de Trabajo Ágiles en el Centro de e-Learning de la UTN.BA.

Para el experto, el enfoque ágil supone las siguientes premisas:

• Los requerimientos de un producto o servicio generalmente cambian con el tiempo.

• El objetivo del trabajo es crear valor para la organización, y eso no es el mero cumplimiento de un plan o de metas inicialmente definidas.
• Es casi imposible crear lo mejor en un solo intento.

En este sentido Martins considera fundamental que el equipo de trabajo tome el desarrollo de un producto o el avance en un proyecto como un camino de aprendizaje, donde es necesario tener feedback frecuente del usuario para ir descubriendo con él la mejor forma de avanzar.

Agile coach: liderando la gestión ágil de proyectos

Compartimos el video del webinario “Agile Coach: Agile-Lean Mindset”, que dictaron los ingenieros Ulises Martins y Hernán Ricchio, docentes del curso Agile Grand Coach del Centro de e-Learning de UTN-BA.

A medida que las metodologías y marcos de trabajo ágiles se convirtieron en un estándar, los roles que trabajan con ellas dentro de las organizaciones fueron evolucionando y perfeccionándose. 

Durante el webinario ‘Agile Coach: Agile-Lean Mindset’, los expertos Ulises Martins y Hernán Ricchio, explicaron que como consecuencia de ello surgió la necesidad de contar con un rol integral, de mayor autoridad y seniority organizacional, que trascienda los marcos de trabajos y herramientas, y que pueda proveer dirección y foco al trabajo de los equipos: el Agile Coach. 

Al respecto, precisaron que la función de un Agile Coach es de un nivel superior al tradicional Scrum Master, ya que abarca cuestiones centrales que hacen ágil a un equipo de trabajo. 

Dónde capacitarse para la gestión ágil de proyectos

El Centro de e-Learning de la UTN.BA ofrece una interesante propuesta formativa para quienes deseen adquirir competencias ágiles:

Diplomatura en Metodologías y Marcos de Trabajo Ágiles: forma en la filosofía y fundamentación de las metodologías ágiles.

Scrum Grand Master: ofrece la posibilidad de mejora las habilidades de gestión de proyectos, incorporando el enfoque ágil, a través de una práctica real de Scrum en equipo.

Agile Grand Coach: permite desarrollar la mentalidad y filosofía ágil, incorporando las herramientas para mejorar el trabajo de equipos y las habilidades de conversación y formación de coaching.

Curso Scrum de Scrums: enseña a aplicar el cambio organizacional hacia una cultura ágil, manteniendo las dinámicas ágiles dentro de equipos de gran tamaño en la empresa.

Metodologías Ágiles para el Desarrollo de Software: brinda conocimientos sobre las técnicas y prácticas más reconocidas de gestión de proyectos de desarrollo de software, de enfoque predictivo y adaptativo (ágil).

Gestión Ágil de Proyectos (PMI-ACP): prepara para la certificación Ágil del PMI®, incorporando el enfoque ágil en la gestión de proyectos para lograr resultados de alta calidad

Product Owner – Gestión de Productos con Metodologías Ágiles: permite conocer las técnicas y herramientas de este rol corporativo.