Gestión eficiente de costos: un factor crítico para mejorar los niveles de competitividad

En un escenario de crisis como el actual, donde los gastos fijos se mantienen y las ventas caen abruptamente, la gestión eficiente de costos es un factor crítico para determinar la viabilidad de las operaciones de una empresa, y luego desarrollar mejores niveles de competitividad.

Producto de las dinámicas que generó la pandemia, la mayoría de las empresas están aplicando políticas de restricción presupuestaria para mitigar el impacto de la caída del consumo. Las prioridades pasan por darle prioridad a los salarios y disminuir los costos fijos. Con este objetivo, se renegocian alquileres y servicios tercerizados, y se extienden los plazos de pago, entre otras acciones.

Más allá de la coyuntura actual, la contabilidad de costos forma parte del esquema general de la contabilidad de una organización. Su objetivo es captar la información referida a los sacrificios económicos dirigidos a elaborar un producto o prestar un servicio, analizarla y sistematizarla para la toma de decisiones.

Te invitamos a ver el video “Costos basados en actividades (ABC)“.

Dada la criticidad de esta información para el negocio, más aún en escenarios como el que debemos atravesar hoy, es necesario adquirir conocimientos y herramientas para realizar análisis de costos más efectivos con adecuada interpretación de los mismos, y de esta manera garantizar la continuidad del negocio y generar ventajas competitivas.

Para poder analizar con mayor profundidad la gestión de costos frente a los desafíos actuales, entrevistamos a Horacio Stering, docente del Curso de Posgrado Costos para la Gestión, que imparte el Centro de e-Learning de la UTN.BA.

– ¿Cuán relevante se hace una adecuada gestión de costos para lograr una buena rentabilidad en una organización?

HS: En primera instancia, debo comentar que ninguna gestión administrativa puede garantizar una buena rentabilidad dado que ésta depende no sólo del adecuado seguimiento del comportamiento de los costos sino de una multitud de otras causas. No obstante, una adecuada gestión de costos, esto es, captación de información confiable y oportuna, pormenorizado análisis y apropiada toma de decisiones, favorece que se creen condiciones como para que obtengamos resultados positivos.

Es de destacar que aumenta la necesidad de un adecuado y oportuno seguimiento de los costos (industriales, comerciales, logísticos, administrativos, financieros), cuando los márgenes se comprimen, cuando los precios de venta presionan hacia abajo y los costos hacia arriba. De lo contrario, hay una tendencia a descuidar el análisis profundo de los costos dado que el “colchón” creado por la diferencia entre los precios de venta y los costos son suficientes como para esconder esos descuidos.

– ¿Cómo se puede lograr ese objetivo desde los diferentes departamentos que la conforman y no solo desde el área de contabilidad y administración?

HS: Las personas que trabajan en los departamentos de la organización deberían capacitarse en la gestión de costos, en especial de aquellos relacionados con sus actividades específicas. De esta manera, estarán en condiciones de comprender el comportamiento de los costos, la sensibilidad de los mismos a las decisiones que se tomen, la interrelación con costos de otros departamentos y el aporte que hacen a la organización en su conjunto desde una perspectiva sistémica.

Frente a los desafíos actuales es necesario adquirir conocimientos y herramientas para realizar análisis de costos más efectivo, a fin de garantizar la continuidad del negocio y generar ventajas competitivas.

Además, los departamentos deberán contar con los recursos tecnológicos que faciliten el acceso a la información clave para el armado de los costos.

– ¿Se puede decir que sin un minucioso análisis de costos no es posible lograr que la toma de decisiones sea la acertada?

HS: Depende de los momentos y del ciclo de vida de toda organización. En épocas en las que las condiciones del contexto no juegan a favor, es necesario utilizar la palabra minucioso que usted indica, es necesario ir a lo profundo del análisis de costos para identificar costos ocultos, inadecuadas utilizaciones de recursos, factibilidades de mejoras que no son explotadas, cambios tecnológicos que mejoren la eficiencia y la productividad, entre otras cuestiones.

En cuanto al ciclo de vida organizacional pienso que en los primeros años es cuestión de tratar de ganar un espacio en el mercado lo más rápido posible y casi “sin que alguien se entere”, con lo cual los costos pasan a un segundo plano.

Cuando la organización se acerca a una edad madura, es probable que se haya originado una alta burocratización administrativa que obstaculice la toma de decisiones acertadas, en especial por la falta de rapidez de reacción ante las modificaciones en el contexto, e incluso dentro de la misma organización.

En síntesis, si bien los análisis minuciosos no garantizan que las decisiones sean las acertadas, aumentan la probabilidad de que esas decisiones tengan una racionalidad apropiada y ajustada a las condiciones contextuales e internas planteadas.

Por otro lado, la falta de análisis pormenorizado hace que la organización navegue sin GPS en mares turbulentos. Usted podrá decir: cuál será el resultado. Es de destacar que lo minucioso del análisis no nos lleve a la llamada “parálisis por excesivo análisis”, esto es, inacción inercial que nos lleve a no tomar decisiones oportunas y/o postergar indefinidamente decisiones que pueden ser dolorosas de encarar, pero que de no hacerlo tendrá consecuencias altamente desfavorables.

– ¿Qué conocimientos se hacen imprescindibles para llegar a ese escenario deseable?

HS: Los conocimientos necesarios de las personas que toman decisiones relacionadas con costos son: comprensión y viabilización de la captación de datos para convertirlos en información con un método de costeo, tener la capacidad de relacionar información de áreas diferentes, tener cuidado de tomar atajos a modo de soluciones simplistas frente a la complejidad que plantea la información sobre costos, sin que ello implique complicar en demasía los análisis y, por último -pero no menos importante-, preguntarse una y mil veces ¿por qué esto es así?, ¿cuál otro camino podríamos tomar?

– ¿De qué manera en este contexto particular que se vive por la pandemia del Covid-19, la contabilidad de costos toma más relevancia?

HS: La circunstancia inédita por la que pasa el mundo a partir de la aparición y propagación del virus COVID-19 hizo que estemos atravesando el principio de una gran crisis que se avecina y, por ello, profundiza la necesidad de extremar los esfuerzos en el análisis de los costos. Los mercados están sintiendo el impacto de la retracción tanto de la oferta como de la demanda generando una convulsión de la que no tenemos que dejarnos atrapar. Tener en claro los costos ayuda a que pongamos en funcionamiento el GPS y sepamos desde dónde venimos, dónde estamos y hacia dónde vamos.

Si tenés interés en analizar, comprender, calcular y utilizar la información de la contabilidad de costos para tomar decisiones referidas al negocio de la organización, en el marco de una visión sistémica, te recomendamos inscribirte en el Curso de Posgrado Costos para la Gestión, que otorga créditos académicos para la Maestría en Administración de Negocios.