La “facilitación” como herramienta de gestión de reuniones efectivas

La facilitación es el acto ayudar a un equipo a que se focalice en una reunión para alcanzar los resultados. Para esto hay muchísimas prácticas y técnicas, de acuerdo con el desafío a resolver y el contexto puntual. 

Por Ulises Martins

Un facilitador NO toma decisiones, sino que ayuda a que los participantes las tomen; uno de sus objetivos más desafiantes es lograr, a través de una reunión, la sinergia entre los participantes. 

Un facilitador SÍ toma decisiones sobre las prácticas, lugar, horario y duración de la reunión, es decir, todo lo que pueda impactar en la dinámica y por ende la obtención de los resultados.

Uno de los conceptos principales son los 3 momentos de la reunión: inicio, nudo y cierre. Si faltara alguno de éstos, impactaría fuertemente en los resultados. 

Enfocar el rumbo del equipo y marcar la visión de cuál es el destino; preguntas de un facilitador:

• “Si lo que tienen ahora no les gusta, ¿cómo creen que debería ser?”
• “¿A qué resultado quieren llegar?”
• “¿Qué les gustaría que pase hoy que no está actualmente pasando?” 
• “¿Qué necesitan para ´olvidarse´ de este problema?”

Ayudar al equipo a cambiar su perspectiva; preguntas de un facilitador:

• “¿Qué se puede aprender de todo esto?”
• “¿Hay formas de hacerlo diferente?”
• “¿Qué es lo que tiene más valor de tu óptica actual?”
• “¿No estás de acuerdo?, entonces… ¿Cómo lo harías?”

Hacer que el equipo tome conciencia de sus actos; preguntas de un facilitador:

• “¿Qué cosas habría que repetir en un futuro para que no estén en la misma situación?”
• “¿Qué les impide hacerlo? ¿Qué se están diciendo realmente?”
• “¿Cuáles son las ventajas de hacer o no hacer esto?”

Hacer que el equipo se dé a la creación; preguntas de un facilitador:

• “¿Qué pasaría si lo hicieran?”
• “¿Cuánto hace que piensan eso?”
• “¿Qué sería lo mejor para lograrlo?”
• “¿Lo han intentado?”

Para establecer la meta; preguntas de un facilitador:

• “¿Podrían trabajar en lograr este objetivo ahora mismo o tendrían que esperar algo?”
• “¿Cómo vamos a saber cuando logren el objetivo?”
• “¿Cómo podrían invertir sólo en lograr los resultados a cambio a enfocarse en las dificultades?”

Para diseñar un plan de acción; preguntas de un facilitador:

• “¿Con qué cosas cuentan para alcanzar su meta en este momento?”
• “¿Cuáles les hacen falta?”
• “¿Cuál podría ser el primer paso?”
• “¿Qué sería un logro fácil y temprano?”

Ayudar a que encuentren su solución; preguntas de un facilitador:

• “¿Cómo los puedo ayudar yo?”
• “¿Cómo se pueden ayudar entre ustedes?”
• “¿Qué necesitan de otros?”
• “Suena interesante… Cuéntenme más.”

En definitiva, a través de sus preguntas, un facilitador genera las condiciones para que las personas piensen, por lo cual muchas veces también se llama al silencio. 

Esto último es una habilidad de escucha profunda y una de las más importantes. Si se le hace cualquiera de estas preguntas a una persona o a un grupo y no se les da tiempo, probablemente estos interrogantes no sirvan. Si hablamos de tiempos, vale decir que menos de 3 segundos no es útil, es como no haber hecho la pregunta. Hay situaciones en que es necesario hacer 1, 2 o hasta 3 minutos de silencio. Un desafío para aprender es saber disfrutar el silencio y no tomarlo como una incomodidad improductiva para llenar. 

¿Qué herramientas de facilitación vas a usar hoy?