¿Te pasó alguna vez que ingresaste a un nuevo trabajo y tardaste meses en entender la dinámica interna? Muchos hemos vivido esa situación y estamos seguros de que no es deseada. Para no reproducir este tipo de conductas, disponer de estrategias efectivas de comunicación interna es vital para las organizaciones. Veamos cómo mejorarlas.
La comunicación interna es fundamental debido a que la forma en que se trabaje internamente tendrá trascendencia en el resultado que se muestra hacia el exterior. Es una manera de sentar las bases de la identidad organizacional y de mejorar el vaivén que supone la interacción dentro de la organización.
No habrá imagen posible de transmitir en las vías externas si en lo interno no se trabaja con intensidad y fortaleza, sobre todo en los valores, miradas y visiones que la organización tiene.
En conjunto con el interrogante inicial nos preguntamos: ¿cuántas veces hemos contratado a alguien pero no obtuvimos los resultados deseados?, o incluso ¿cuántas veces alguien de nuestro equipo no logra los resultados que buscamos? Seguramente la respuesta es, probablemente, muchas. Sin embargo a veces esto no se debe al potencial de la persona, sino que no hemos sabido alinear a nuestros empleados con la estrategia organizacional.
Las comunicaciones internas deben planificarse y estar alineadas con una perspectiva global que desde la empresa se tenga, tal como se hace en las comunicaciones que se tiene con el público externo.
Índice de contenidos
5 aspectos claves para consolidar la comunicación interna
1. Información institucional
La información institucional puede resultar por momentos muy densa, aburrida y hasta obvia. Pero no por ello tiene que dejar de comunicarse a los empleados y de reforzarse el conocimiento sobre la misma dados diferentes períodos de tiempo.
Es una instancia de formación que debe estar siempre dentro de las empresas y mediante la cual se pueda dar cuenta de cuáles son las pautas éticas, la misión, visión y objetivos que se tienen en corto, mediano y largo plazo. El por qué está la empresa organizada de determinada forma y no otra y cómo se distribuyen las tareas según cada área.
Tener una visión global y certera de cada uno de los engranajes que forman una empresa es fundamental para que cada uno sepa en dónde está parado y hacia dónde tiene que caminar. Y, lo más importante, le da un sentido y razón de ser al trabajo particular, ya que le brinda importancia a cada parte y le explica cómo afecta el todo. Ayuda a que las personas entiendan que engranaje de la máquina son, y les da importancia en el todo. Un reloj no da la hora si una pieza no funciona.
En este punto es importante tener en cuenta que darles una clase aburridísima de misión, visión, valores a los empleados el día que se se incorporan no va a funcionar. Esto es un trabajo de día a día, incorporación de actividades que hagan referencia a estos aspectos, actividades o capacitaciones fuera de la caja donde se reafirmen los motivos de la empresa, entre otras, son formas de tener la identidad de la empresa siempre presente. Y lo más importante: dar el ejemplo.
2. Información sobre individualidades
Para cada tipo de comunicación puede haber un protocolo establecido. Esto tiene que ver con saber cómo se difunden cumpleaños, nacimientos, defunciones, matrimonios y hasta nuevas incorporaciones por cada sector. Esta afirmación aplica también a la comunicación interna.
Se sabe que de pasillo todo se conoce pero esto no es oficial ni confiable. No debe dejarse de lado el espacio institucional para hacer ese conocimiento efectivo y al alcance de todo el personal. Es una manera de fomentar la unidad y la mirada en conjunto frente a la realidad.
Es importante recordar que la organización no es más que un grupo de individuos que juntos logran un fin. Es por ello que se debe respetar y enaltecer al individuo. Ser capaces de recordar y celebrar junto con nuestros empleados estos momentos, es una buena estrategia. Pueden ser desayunos de cumpleaños, licencias por matrimonio, un detalle para los recién nacidos. A todos nos gustan esas cosas, en estos casos lo mejor es pensar ¿qué me gustaría a mí?
3. Bidireccionalidad de la comunicación
Si bien desde los espacios de comunicación interna se busca la normalización y transmisión de un mensaje claro y continuo desde la empresa hacia los empleados, ¿de qué sirve comunicarnos sin retroalimentación? Todo circuito de la comunicación cuenta con un receptor y conocer su opinión incorporándolo en el proceso es particularmente importante.
La comunicación interna debe ser bidireccional y, por lo tanto, si no se da un espacio para escuchar a los trabajadores no quiere decir que ellos no se comuniquen. Muy por el contrario, lo harán, pero fuera del circuito institucional y ello puede ser por demás perjudicial.
Todos conocemos el llamado “radio pasillo” y sabemos cómo eso puede jugar peligrosamente contra la empresa. Por un lado, porque desde la empresa no se conoce cuál es el discurso adoptado por los trabajadores, y por otro porque tampoco se sabrá si los empleados están en desacuerdo con algo. Este paralelismo puede ser peligroso y generar movimientos de disconformidad interna que generen problemas de productividad, aumente el ausentismo y la rotación.
Quién sabe, podríamos tener un diamante escondido que pensábamos carbón.
Una actitud muy propia de las nuevas empresas, modernas y abiertas, es la de dejar en claro la apertura al diálogo. Las acciones de comunicación interna deben fomentar los espacios de intercambio de diálogo y generar confianza en que, dentro de un marco de respeto, se puede comunicar lo que se piensa a los superiores sin barreras.
Una forma de hacerlo es tratar de que las pirámides altas se achaten un poco, para brindar un espacio de intercambio que puede ser inclusive espontáneo. Aquí vuelven a entrar movidas como desayunos, capacitaciones, “reuniones” entre semanas, zonas de cafetería y esparcimiento.
La organización de eventos tipo hackathon también son interesantes porque le pueden proponer a los empleados una temática/problemática y darles libertad de opinar al respecto de esta.
4. Aprovechamiento de todos los canales
Cada organización tiene muchas cosas que decir, desde indicar las tareas cotidianas hasta la difusión de decisiones importantes que pueden afectar a la organización en su totalidad. Por eso, si queremos que lo que decimos no se pierda, debemos aprovechar los múltiples canales de comunicación interna que existen.
La manera en la que se difunde la información es importante. La ventaja es que actualmente las posibilidades son casi infinitas.
Desde el uso clásico de carteleras, reuniones, capacitaciones, e-mailing, informes y cafetería, pasando por aquellos medios de índole meramente profesional para el correcto desempeño de tareas, como notas y avisos de entrega, memos y centrales de correo electrónico, hasta la intranet, e-books para el público interno y House Organs impresas o digitales.
Hoy en día también se aprovechan las redes sociales para tener un canal de comunicación interna, creando grupos internos en Facebook y LinkedIn o desarrollando un blog interno.
5. Perder el miedo
Todos sabemos lo incómodo que es tener esa sensación de incertidumbre ante un cambio grande. El truco es tener los ojos en el premio: mejor clima, mayor productividad, retención de personal, intercambio de ideas… ¡no hay nada que perder pero si mucho que ganar!
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