Si cada minuto de nuestras vidas tuviese un valor monetario, ¿no trataríamos de ser productivos a cada momento? La vida misma es un proyecto, a nivel laboral, familiar y personal. ¿Por qué no encararla como tal y hacerla valer cada segundo?, al final, el tiempo es oro.
Si hay un imperativo en nuestros días es la necesidad de ser productivo en cada una de las acciones y que todos los procesos y acciones que emprendamos se encuentren optimizados.
La cantidad de quehaceres diarios es cada vez mayor. Las responsabilidades laborales y personales parecen aumentar exponencialmente, pero las horas del día, no. Es así como la gestión de proyectos se vuelve en un proceso indispensable, en particular en las organizaciones donde las limitaciones temporales y la necesidad de optimizar equipos de trabajo son imprescindibles.
La gestión de proyectos gira alrededor de tres ejes primordiales: un objetivo, un tiempo para cumplirlo y un presupuesto que no debe ser propasado. Luego suma la habilidad de ver más allá de ahora. Centrarse en la planificación, en la distribución de tareas y su supervisión para alcanzar el cometido.
Pareciera por momentos que se trata tan solo de una actitud de liderazgo pero en sí la gestión de proyectos lleva involucrados muchos otros factores que enriquecen este puesto en gran medida y lo cargan incluso de una cuota de desafío que es grato abordar. Y no solo eso, si no que es aplicable a todo tipo de labores, desde la planificación de nuevas tecnologías, una cambio de cultura o inclusive una fusión empresarial.
Factores claves de la gestión de proyectos
Para llevar a cabo un proyecto exitoso hace falta prestar especial atención a estos 4 factores que consideramos base y clave para alcanzar los objetivos
- Planificar
Tiene que ver con esa mirada más allá de lo cotidiano. ¿Qué debo hacer para alcanzar mi objetivo? La planificación forma parte de las tareas centrales de un project manager. Todo se inicia con un calendario de pautas que deben ser cumplidas y objetivos que se tienen que alcanzar en determinado plazo. Cómo decíamos antes, es preparar las tareas alrededor de la tripleta objetivo-tiempo-presupuesto. En función de ello se dividirán y asignarán las tareas y se revisará con cada quien el calendario individual para que coordine dentro del calendario global. Siempre se tendrán a cargo subgrupos o profesionales que serán quienes tendrán a cargo las tareas. Planificar va de la mano con delegar. En esta fase el Project Manager, o líder de proyecto, puede ayudarse con un programa de gestión de proyectos. Este permite cargar y compartir las tareas y asignarlas, de manera que funcionaría como una agenda digital, que facilite el manejo de tiempos y evite la sobrecarga de tareas. Entre los más utilizados se encuentran Microsoft Project y Teamwork. - Gestionar recursos
Lo primero en este punto es saber cuáles son mis recursos. Y con recursos nos referimos no solo a dinero, aquí se incluye el conocer el recurso humano que tenemos para alcanzar nuestro objetivo. ¿Necesitamos contratar a un tercero para elaborar alguna tarea o tenemos de manera interna todo el capital humano para llevarlo a cabo? Aquí vuelve a entrar el recurso tiempo, tan preciado pero tan escaso. De este modo la gestión de recursos se trata de saber cómo invertiré cada uno de estos recursos en las tareas planificadas, a fin de poder alcanzar mi meta sin sobrepasarlos. - Seguimiento de tiempos
El dinamismo está en todo trabajo de equipo. Sin embargo el movimiento no siempre es sinónimo de avance. Una vez iniciado el proyecto debemos asegurarnos que el mismo está avanzando y que las tareas se están cumpliendo bajo los tiempos estipulados. Aquí los programas de gestión de proyectos son muy útiles ya que permiten colocar fechas límites y facilita este seguimiento. Recordemos que el tiempo es dinero y que es un recurso limitado e irrecuperable. - Realizar entregables
¿Imaginas que termines tus recursos tiempo-dinero y no hayas alcanzado tu objetivo? Esto ocurre y más de lo que debería. Y los entregables evitarán que esto ocurra. Los entregables son, como lo dice la palabra, entregas de hitos importantes que deberán realizar los responsables de cada tarea. Estas pueden ser desde fotografías de un nuevo predio, hasta pruebas preliminares de un nuevo sistema tecnológico. Estas entregas permiten al Project Manager hacer un seguimiento del avance del proyecto y detectar problemas en el desarrollo del mismo. No es igual conseguir una falla en medio del proyecto que darse cuenta de la falla cuando el proyecto culminó. Los entregables permitirán al gestor de proyectos reorganizar tareas o recursos humanos en caso de requerirse, así como también verificar que los tiempos estipulados se están cumpliendo. Un entregable también puede hacerle entender si el proyecto será alcanzable o no. En caso de que refleje que efectivamente el proyecto es irrealizable, siempre es mejor saberlo cuanto antes, ¿verdad?
¿Qué otro factor consideras clave en la gestión de un proyecto?